Menjawab dan Mengarahkan Panggilan Telepon
Menjadi garis depan komunikasi, asisten administrasi bertugas menjawab dan menyaring panggilan masuk serta mengarahkan panggilan ke pihak yang tepat dengan sikap ramah dan profesional.
Mengatur dan Menjadwalkan Janji
Mengelola kalender manajemen, menjadwalkan janji temu, dan memastikan tidak terjadi konflik waktu merupakan bagian penting dari rutinitas harian.
Merencanakan Rapat dan Membuat Notulen
Asisten administrasi bertanggung jawab merencanakan dan mengatur rapat, termasuk pemesanan ruangan, pengiriman undangan, serta mencatat dan mendistribusikan notulen rapat secara rinci dan akurat.
Menangani Korespondensi
Menulis dan mendistribusikan email, memo, surat resmi, faks, dan formulir merupakan bagian penting dalam mendukung komunikasi internal dan eksternal perusahaan.
Menyusun Laporan Berkala
Membantu dalam penyusunan laporan rutin yang dibutuhkan oleh manajemen untuk evaluasi dan pengambilan keputusan.
Mengembangkan Sistem Pengarsipan yang Efisien
Mengelola sistem pengarsipan baik fisik maupun digital untuk memastikan dokumen mudah ditemukan dan terorganisir dengan baik.
Memelihara Kebijakan dan Prosedur Kantor
Memastikan semua kebijakan dan prosedur administratif terkini dan dipatuhi oleh seluruh staf.
Mengelola Kebutuhan Kantor
Melakukan pemesanan perlengkapan kantor secara efisien serta melakukan riset terhadap penawaran dan pemasok terbaik untuk menghemat biaya operasional.
Memperbarui Daftar Kontak
Menjaga dan memperbarui daftar kontak perusahaan agar selalu siap digunakan dalam situasi darurat atau kebutuhan komunikasi mendesak.
Mengatur Perjalanan Dinas
Memesan tiket pesawat, hotel, dan transportasi lainnya serta memastikan semua kebutuhan perjalanan terpenuhi secara efisien.
Mengelola Laporan Pengeluaran
Menyerahkan dan merekonsiliasi laporan pengeluaran dengan akurat dan tepat waktu untuk keperluan akuntansi dan penggantian biaya.
Bertindak Sebagai Contact Person
Menjadi penghubung utama antara perusahaan dengan klien internal dan eksternal, serta menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak terkait.
Bekerja Sama dengan Asisten Senior dan Eksekutif
Menangani berbagai permintaan dan pertanyaan dari manajer senior dengan penuh tanggung jawab dan profesionalisme.